Das Wichtigste auf einen Blick:
Als Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement hast du vielfältige Möglichkeiten, wenn du auf der Suche nach einem neuen Job bist. In fast jedem Bereich besteht Bedarf an Bürokauffrauen und Bürokaufmännern, denn es handelt sich um ein vielfältiges Berufsbild. Damit du mögliche Arbeitgeber mit deiner Bewerbung überzeugst, solltest du die folgenden Tipps beachten.
- Tipps für die perfekte Bewerbung als Bürokauffrau oder Bürokaufmann
- Auf diese Aspekte kommt es im Bewerbungsschreiben an
- Warum ein individueller Lebenslauf so wichtig ist
- Anlagen: Was ist wirklich relevant?
- Vorlage für die Bewerbung als Bürokauffrau/Bürokaufmann
- Bewerbung als Bürokauffrau oder Bürokaufmann: Qualifikationen
- Aufgaben als Bürokauffrau oder Bürokaufmann
- In welchen Bereichen gibt es Stellen als Bürokauffrau/Bürokaufmann?
- Ausbildung als Bürokauffrau/Bürokaufmann
- Einstiegsgehalt als Bürokauffrau oder Bürokaufmann
- Weiterbildungen für Bürokauffrauen und Bürokaufmänner
Tipps für die perfekte Bewerbung als Bürokauffrau oder Bürokaufmann
Damit deine Bewerbung als Bürokauffrau oder Bürokaufmann Erfolg hat, sind zwei Aspekte besonders wichtig: Wie du deine Eignung für die betreffende Stelle herausstellst und wie du begründest, warum du für einen bestimmten Arbeitgeber anfangen möchtest. Das erreichst du, indem sich ein gedanklicher roter Faden durch deine Bewerbungsunterlagen zieht. Du stellst deine bisherige Erfahrung so dar, dass eine Mitarbeit im betreffenden Unternehmen wie der logisch nächste Schritt erscheint.
Deine Unterlagen sollten außerdem alle auf die jeweilige Stelle zugeschnitten sein. Das gilt auch für die Anlagen, die du kritisch auswählen solltest. Gestalterisch sollte deine Bewerbung aus einem Guss sein. Das heißt: Schriftarten und -größen, die du im Lebenslauf verwendest, finden sich auch im Anschreiben und möglichen weiteren von dir erstellten Unterlagen wieder. Außerdem sollte deine Bewerbung in jeder Hinsicht fehlerfrei sein.
Der Beruf der Bürokauffrau und des Bürokaufmanns ist sehr beliebt, also ist die Konkurrenz dementsprechend hoch. Aus diesem Grund ist es umso wichtiger, mit einer hervorragenden Bewerbung aus der Masse hervorzustechen, um zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen zu werden.
Auf diese Aspekte kommt es im Bewerbungsschreiben an
Im Bewerbungsschreiben verfolgst du das Ziel, dich als fähige und motivierte Person zu präsentieren. Der Empfänger oder die Empfängerin deiner Bewerbung sollte nach der Lektüre deines Anschreibens wissen, was dich als Bewerber*in für eine Mitarbeit im Unternehmen qualifiziert.
Außerdem solltest du die Frage beantworten, warum du unbedingt bei diesem speziellen Arbeitgeber einsteigen möchtest. In vielen Anschreiben kommt diese Begründung zu kurz oder wird ganz weggelassen. Sie ist jedoch ein wichtiger Faktor für deinen Erfolg.
Wähle einige wenige Erfahrungen und Soft Skills aus, die du in deinem Anschreiben näher beschreibst. Es sollten unbedingt diejenigen Erfahrungen und Fähigkeiten sein, denen aus Sicht des jeweiligen Arbeitgebers die größte Bedeutung zukommen dürfte.
Belege Soft Skills im Bewerbungsschreiben mit Beispielen, um sie glaubhaft zu machen. Als Bürokauffrau oder -mann sind etwa Stressresistenz, Organisationstalent und kommunikative Fähigkeiten besonders gefragt. Wähle jedoch unbedingt Soft Skills aus, die dir wirklich entsprechen.
Warum ein individueller Lebenslauf so wichtig ist
Nicht nur das Bewerbungsanschreiben für den Job als Bürokauffrau kann und sollte individuell – also für jede Bewerbung neu – verfasst werden. Auch beim Lebenslauf hast du die Chance, ihn auf ein bestimmtes Unternehmen zuzuschneiden. Stationen, die für einen bestimmten Job weniger wichtig erscheinen, solltest du weglassen (es sei denn, sie sind aus deiner Sicht essenziell für deinen Lebenslauf).
Auch bei der Tätigkeitsbeschreibung deiner bisherigen Stellen hast du die Gelegenheit, Aspekte hervorzuheben, die dir auch im angestrebten Job zugutekommen würden. Dasselbe gilt bei der Nennung von besonderen Kenntnissen und Fähigkeiten. Überlege immer, was aus Sicht eines Personalverantwortlichen einer bestimmten Firma wirklich relevant ist.
Anlagen: Was ist wirklich relevant?
Wenn es um die Anlagen deiner Bewerbung – Arbeitszeugnisse, Abschlusszeugnisse, Schulzeugnisse, Zertifikate und andere Nachweise – geht, solltest du nicht den Fehler machen, zu viele Dokumente auszuwählen. Viele Bewerber*innen schreiben zwar ein neues Anschreiben für jeden möglichen Arbeitgeber und ändern auch den Lebenslauf ab, nutzen aber immer dieselben Anhänge.
Auch hier ist wichtig, dass du nur Dokumente integrierst, die für diesen speziellen Job als Bürokauffrau wichtig sind.
Deine aktuellen Arbeitszeugnisse gehören in jedem Fall in die Bewerbung. Es fällt auf, wenn ein aktuelles Zeugnis fehlt. Schlimmstenfalls glauben Personaler*innen sogar, dass das Zeugnis schlecht ist und du es deshalb verstecken möchtest. Auch dein Abschlusszeugnis von der Uni oder dein Ausbildungszeugnis ist wichtig. Das Zeugnis deines letzten Schulabschlusses ist vor allem dann relevant, wenn du noch jung bist und wenig Berufserfahrung vorweisen kannst.
Andere Nachweise, etwa über Praktika, Sprachkurse oder eine Weiterbildung, solltest du nur dann in deine Bewerbung integrieren, wenn sie deine Qualifikationen für die ausgeschriebene Stelle unterstreichen.
Solltest du Schwierigkeiten damit haben, ein passendes Design für deine Bewerbungsunterlagen zu erstellen, kannst du dich an einer Vorlage orientieren. So ein Muster hilft dir auch dabei, den richtigen Aufbau der verschiedenen Elemente zu befolgen. Für die Bewerbung als Bürokauffrau oder Bürokaufmann solltest du eine seriöse und schlichte Vorlage verwenden.
Vorlage für die Bewerbung als Bürokauffrau/Bürokaufmann
Bewerbung als Bürokauffrau oder Bürokaufmann: Qualifikationen
Die möglichen Berufsbilder für eine Bürokauffrau oder einen Bürokaufmanns sind vielfältig – wer diese Ausbildung absolviert hat, gilt quasi als Allround-Talent. Du hast ein Händchen für alles, was mit Verwaltung zu tun hat. Dir fällt der Umgang mit Zahlen jeder Art leicht. Auch mit den typischen EDV-Anwendungen kennst du dich aus. Außerdem bist du ein kommunikativer Typ, der sowohl mit der Kundschaft als auch mit Kolleginnen und Kollegen gut klarkommt.
Gleichzeitig bist du ein wahres Organisationstalent: Es fällt dir leicht, Termine und Events im Detail zu planen. Außerdem hast du kein Problem damit, wenn es einmal hektisch zugeht und du viele Dinge gleichzeitig auf dem Tisch liegen hast. Im Chaos behältst du trotzdem den Überblick.
Du solltest außerdem gut Deutsch sprechen können sowie Rechtschreibung und Grammatik sicher beherrschen. Je nachdem, wo du arbeitest, können als Bürokauffrau oder -mann allerdings auch Fremdsprachenkenntnisse gefragt sein.
Kompetenzen aus den folgenden Bereichen sind unabdingbar für den Beruf als Bürokauffrau oder -mann:
Aufgaben als Bürokauffrau oder Bürokaufmann
Als Bürokauffrau oder Bürokaufmann hast du ein vielfältiges Aufgabenfeld, denn du kümmerst dich gegebenenfalls um das gesamte Büromanagement. Dazu gehören der Einkauf von Büromaterial und Dienstleistungen sowie der Schriftverkehr und die Bürokommunikation, die Terminplanung und das Schreiben von Rechnungen. Auch die Betreuung von Kundinnen und Kunden sowie das Planen von Präsentationen, Sitzungen und Dienstreisen gehört zu deinen Tätigkeiten.
Bürokaufleute im öffentlichen Dienst beraten Kundinnen und Kunden und helfen ihnen dabei, Anträge richtig auszufüllen. Auch das Erstellen eines Haushaltsplanes gehört zu den Aufgaben.
Vorurteile: die Arbeit als Bürokauffrau oder Bürokaufmann
Viele Menschen haben eine veraltete Vorstellung vom Berufsbild einer Bürokauffrau beziehungsweise eines Bürokaufmanns. Protokolle abtippen, Kopien machen und ein spießiges Auftreten in Anzug oder Bleistift-Rock – es gibt viele Vorurteile über das Berufsbild der Kaufleute. Natürlich gibt es klassische Tätigkeiten, die weiterhin gefragt sind, wie Tabellenführung und Terminkoordination. Doch in vielen Unternehmen übernehmen Bürokaufleute auch Aufgaben des Projektmanagements. Sie sind eine Schnittstelle zwischen den Abteilungen, haben einen genauen Einblick in die Strukturen des Unternehmens und häufig zahlreiche Erfahrungen aus ganz unterschiedlichen Bereichen – das ermöglicht ihnen einen umfangreichen Überblick über das Unternehmen.
Der Job der Bürokauffrau ist ein vielseitiger Beruf, der schon lange nicht mehr dem Klischee der „Bürotippse“ entspricht. Es geht vielmehr darum, den gesamten Bürobetrieb aufrechtzuerhalten.
In welchen Bereichen gibt es Stellen als Bürokauffrau/Bürokaufmann?
Bedarf an Kauffrauen und -männern für Büromanagement, wie die Stellenbezeichnung korrekt lautet, gibt es in den unterschiedlichsten Bereichen. Das macht den Job besonders vielseitig und bedeutet für dich als Bewerber*in, dass du gute Chancen hast, eine Stelle zu ergattern. Denn in nahezu jeder Branche kannst du einen Job als Bürokauffrau oder -mann finden. Überall dort, wo Organisation gefragt ist, kannst du prinzipiell arbeiten.
Deine möglichen Einsatzbereiche hängen auch davon ab, welche Schwerpunkte du in deiner Ausbildung gewählt hast. Natürlich spielen auch bisherige Positionen eine wichtige Rolle. Du kannst etwa in Einkauf und Logistik, Marketing und Vertrieb oder in einem Sekretariat anfangen. Auch in der Verwaltung von Personal, im öffentlichen Dienst oder in der Lohnbuchhaltung sind Bürokauffrauen und -männer einsetzbar.
Ausbildung als Bürokauffrau/Bürokaufmann
Viele junge Menschen entscheiden sich für einen Job als Bürofachkraft. Es ist ein klassischer Ausbildungsberuf, der dual in einem Betrieb und in einer Berufsschule gelehrt wird. Die Ausbildung kann dabei in verschiedensten Unternehmen der Wirtschaftsbereiche stattfinden sowie im öffentlichen Dienst.
Während der dreijährigen Ausbildung spielen vor allem die Fächer Deutsch, Mathematik und Wirtschaft eine Rolle. Diese sind ein wichtiger Teil der Anforderungen an den Beruf, denn die Bürokommunikation sowie das Erstellen von Rechnungen und die Buchhaltung gehören zu den anfallenden Aufgaben.
Neben diesen Basis-Bestandteilen gibt es noch weitere Wahlqualifikationen aus denen zwei ausgewählt werden müssen. Dazu zählen unter anderem die Fächer Einkauf und Logistik, Personalwirtschaft, Rechnungswesen oder Auftragssteuerung und Koordination.
Schulische Voraussetzung
Rechtlich gesehen musst du keinen bestimmten Schulabschluss vorweisen können, um die Ausbildung als Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement zu beginnen. Allerdings werden bevorzugt Auszubildende eingestellt, die zumindest einen Realschulabschluss oder sogar die Hochschulreife besitzen.
Während der Großteil der Auszubildenden im Bereich Industrie und Handel sowie dem Handwerk nur einen Realschulabschluss vorweisen müssen, ist bei einer Ausbildung im öffentlichen Dienst eher die Hochschulreife gefragt.
Ausbildungsgehalt
Das Ausbildungsgehalt unterscheidet sich je nach Bundesland und der Branche, in der gelernt wird. Laut der Arbeitsagentur sieht der Durchschnitt jedoch wie folgt aus:
| Branche | 1. Ausbildungsjahr | 2. Ausbildungsjahr | 3. Ausbildungsjahr |
| Handwerk | 649 € bis 1.059 € | 766 € bis 1.108 € | 876 € bis 1.195 € |
| Industrie | 1.066 € bis 1.198 € | 1.119 € bis 1.232 € | 1.197 € bis 1.326 € |
| öffentlicher Dienst | 1.218 € | 1.268 € | 1.314 € |
Einstiegsgehalt als Bürokauffrau oder Bürokaufmann
Wenn du deine Ausbildung abgeschlossen hast, kannst du dich auf die Suche nach deinem ersten richtigen Job machen. Das Einstiegsgehalt hängt ebenso wie das Ausbildungsgehalt stark von der Branche ab, in der du arbeitest. Im Durchschnitt verdienst du zwischen 1.800 und 2.500 Euro. Besonders hoch ist das Gehalt als Bürokauffrau oder -mann bei einer Anstellung im Bankwesen oder in der Automobilindustrie.
Generell gilt: Je größer dein Aufgabenbereich und je mehr Verantwortung du trägst, umso höher fällt dein Gehalt aus.
Weiterbildungen für Bürokauffrauen und Bürokaufmänner
Als Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement hast du außerdem verschiedene Möglichkeiten, dich weiterzubilden. Es bietet sich zum Beispiel eine Weiterbildung zum Bilanzbuchhalter oder zur Bilanzbuchhalterin an – hier verdienst du bis zu 5.000 Euro brutto. Auch eine Weiterbildung zum Betriebswirt oder zur Betriebswirtin ist denkbar. Diese kannst du sogar berufsbegleitend und online durchführen.
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