Das Wichtigste auf einen Blick:
Wer seine Aufgaben fristgerecht erledigen und trotzdem zufriedenstellende Ergebnisse abliefern möchte, muss seine Zeit sinnvoll und effektiv nutzen – egal ob es um die Arbeit, die Bewerbung oder das Privatleben geht. Wie dir das gelingt, was du dafür brauchst und wie du größten Zeitfresser erkennst, erfährst du hier.
Zeitersparnis: Die Uhr läuft
Egal, wie viel Zeit du für deine Aufgaben zur Verfügung hast: Ständig hetzt du dich ab und kannst deine Fristen trotzdem gerade so einhalten. So geht es vielen Arbeitnehmern und unter diesem Zeitmangel leidet nicht nur die Qualität deiner Arbeit, sondern auch dein Privatleben. Stress, Konzentrationsschwäche und Burnout sind häufig die Folgen. Wirken sich diese Faktoren wiederum negativ auf deine Arbeit aus, gerätst du in einen Teufelskreis, aus dem du nur schwer ausbrechen kannst.
Aber was ist eigentlich die Ursache für dieses Problem?
Zeit sparen: das Grundproblem mit der Zeit
Zeit ist eine Konstante, die sich für niemanden verändert. Lediglich die Zeitwahrnehmung unterscheidet sich situationsbedingt. Langweilst du dich, scheint die Zeit kaum zu vergehen. Hetzt du dich dagegen ab, rinnt sie dir sprichwörtlich durch die Finger. Es führt also kein Weg darum herum: Ein Tag hat leider nur 24 Stunden, mit denen du wohl oder übel auskommen musst.
Zeitersparnis: die schlimmsten Zeitfresser
Natürlich unterscheiden sich unsere Routinen von Fall zu Fall: Trotzdem gibt es bestimmte Gewohnheiten, die besonders häufig als Zeitfresser auffallen. Sie gelten außerdem als erste Anlaufstelle für das effektive Planen von Tagesabläufen – sowohl für Arbeitnehmer und Unternehmen als auch für Privatpersonen
Diese Zeitfresser solltest du reduzieren, bevor du mit deinem Zeitmanagement ins Detail gehst:
Zeit sparen in 15 Schritten
Bereits kleine Veränderungen machen in der Summe eine Menge aus. Daher ist es sinnvoll, viele unscheinbare aber wirkungsvolle Veränderungen einzuführen, um deinen Alltag zeitsparender zu gestalten.
Mit der richtigen Struktur ersparst du dir überflüssigen Stress, kommst ausgeruhter zur Arbeit und anschließend wieder Nachhause. Das gilt übrigens nicht nur für das Büro – auch im Home Office profitierst du von einem besseren Zeitmanagement. Hier findest du die besten Tipps und Beispiele für Zeitersparnis im Beruf.
Schritt 1: Ausnahmen vermeiden
Sobald du weißt, was dich von einer effektiveren Zeitplanung abhält, solltest du deine Gewohnheiten gezielt ändern – egal, ob es um Tratsch mit den Kollegen oder das Surfen im Netz geht. Das ist natürlich nicht immer einfach. Wer trotzdem willensstark bleiben möchte, sollte Kompromissen aus dem Weg gehen, da sich Ausnahmen schnell zur Regel entwickeln.
Die beste Taktik besteht in der Regel darin, erst einmal Abstand von deinen Gewohnheiten zu nehmen und dich nicht in Versuchung führen zu lassen. Lege dein Handy beiseite, schließe deine Bürotür und signalisiere, dass du nicht gestört werden möchtest. Diese Selbstdisziplin zahlt sich später bei deiner Zeitersparnis aus.
Schritt 2: Routinen
Routinen helfen uns dabei, unseren Alltag zu bewältigen. Statt jedes Mal neue Entscheidungen zu treffen, folgen wir einem festen Schema, das sich im besten Fall bewährt hat. So sparen wir wertvolle Zeit und behalten den Überblick.
Routinen bieten allerdings einen entscheidenden Nachteil. Mit der Zeit können sich so neue Gewohnheiten entwickeln, die unnötig Zeit kosten. Daher ist es wichtig, deine Routinen hin und wieder auf Schwächen zu überprüfen und sie gegebenenfalls zu ändern.
Auch hier kannst du eine Routine einführen, um das Problem zu lösen: Überprüfe zum Beispiel alle zwei Wochen, wie dein derzeitiger Tagesablauf aufgebaut ist. Suche nach Schwachstellen und verbanne sie aus deinem Alltag.
Ein Beispiel: Du gehst seit drei Wochen jeden Tag vor der Arbeit zum Kiosk, um dir eine Cola zu kaufen. Dafür nimmst du einen Umweg von fünf Minuten auf dich. Allerdings könntest du diese Besorgung genauso gut vorher erledigen – zusammen mit deinen wöchentlichen Einkäufen. So sparst du jeden Tag Zeit und vermeidest unnötigen Stress.
Schritt 3: Entscheidungen im Voraus treffen
Natürlich kann es auch vorkommen, dass Dinge passieren, die nicht Teil der täglichen Routine sind. In diesem Fall musst du individuell entscheiden, wie du vorgehst.
Nimm dir dafür – falls möglich – vorher Zeit und lege dich auf eine Option fest. Besonders eignet sich der Abend vor der eigentlichen Aufgabe. Auf diese Weise kannst du das Für und Wider in aller Ruhe abwägen und kommst hinterher nicht ins Schwitzen. Das spart Zeit und sorgt für bessere Ergebnisse.
Schritt 4: Apps und technische Hilfsmittel
Apps helfen dir dabei, deine Zeit besser im Auge zu behalten. Vor allem der großzügige Gebrauch von Wecker-, Stoppuhr- und Terminplaner-Applikationen ist hier sinnvoll. Auf diese Weise kannst du dich an präzisen Angaben orientieren und musst dich nicht auf dein Bauchgefühl verlassen, um deine Tagesabläufe zu organisieren.
Auch die richtige Vorbereitung spart Zeit. Welche Utensilien brauchst du jeden Tag bei der Arbeit und im Haus? Fertige eine Liste an und beginne damit, wichtige Utensilien so zu organisieren, dass du sie immer griffbereit hast.
Schritt 5: Webseiten blockieren
Surfen im Internet ist einer der größten Störfaktoren im Berufsalltag. Was als Recherche beginnt, entwickelt sich durch Querverweise häufig zum reinen Zeitvertreib. Blockierfunktionen für bestimmte Webseiten bieten hier einen entscheidenden Vorteil. Stelle deinen Browser so ein, dass du nur die Seiten aufrufen kannst, die du wirklich benötigst. So verhinderst du den Schneeballeffekt beim Surfen.
Schritt 6: Zeit sinnvoll überbrücken
Wartezeiten oder lange Autofahrten lassen sich gezielt überbrücken, indem du die Zeit nutzt, um dich mit Podcasts oder Hörbüchern zu informieren. Auf diese Weise verbringst du die Zeit mit einer sinnvollen Tätigkeit statt mit Däumchen drehen.
Schritt 7: Prioritätenliste
Häufig haben wir einfach zu wenig Zeit und zu viele Dinge, um die wir uns kümmern müssen. Das ist allerdings kein Grund, um in Panik zu verfallen und hektisch zwischen den Tätigkeiten hin- und herzuwechseln. Stattdessen solltest du die Ruhe bewahren und eine Prioritätenliste anfertigen.
Wichtige Prioritäten erledigst du zuerst, denn sie benötigen deine volle Aufmerksamkeit und nehmen häufig mehr Zeit in Anspruch. Im Anschluss kümmerst du dich um die Nebensächlichkeiten, für die du nicht deine volle Leistung benötigst.
Schritt 8: Die 40-30-20-10-Regel
Die 40-30-20-10-Regel besagt, dass du Aufgaben in vier Prioritäten unterteilst. Den wichtigsten widmest du 40 Prozent deiner Zeit, den zweitwichtigsten 30 Prozent, den drittwichtigsten 20 Prozent und den übrigen 10 Prozent. Diese Methode hat vor allem organisatorische Vorteile.
Natürlich bedeutet dies nicht, dass du alles stehen und liegen lassen musst, wenn du deinen Prozentanteil erfüllt hast. Kannst du eine Aufgabe zeitnah beenden, solltest du dies tun. Es geht vielmehr darum, Prioritäten zu schaffen.
Schritt 9: Zwei-Minuten-Regel
Die Zwei-Minuten-Regel besagt, dass du kleinere Aufgaben sofort erledigst, falls sie maximal zwei Minuten dauern. Zu einem späteren Zeitpunkt nehmen solche Kleinigkeiten meist mehr Zeit in Anspruch, da du die Vorbereitungen erneut treffen oder deine Konzentration wiedergewinnen musst. Schließe sie sofort ab und vermeide unnötige Verzögerungen.
Schritt 10: Ablenkungen vermeiden
In vielen Fällen ist es schwer, Unterbrechungen zu vermeiden. Sie kommen häufig von außen – zum Beispiel in Form von Mitarbeitern und Kollegen.
Oft lassen wir uns aber auch freiwillig ablenken, dabei ist ein höfliches „nein“ weder unangemessen noch ein wirkliches Problem. Stattdessen schieben wir unser Nachgeben auf die äußeren Umstände. Letzten Endes liegt es aber bei dir, wie du auf solchen Versuchungen reagierst. Wenn dir deine Zeitersparnis wichtig ist, solltest du jedoch ehrlich mit dir selbst sein und die Initiative ergreifen.
Schritt 11: Aufräumen im Vorbeigehen
Viele kleine Aufgaben, die zusätzliche Zeit in Anspruch nehmen, kannst du ganz nebenbei auf deinem Weg durch das Büro erledigen. So besorgst du wichtige Unterlagen oder räumst deinen Schreibtisch auf – ganz ohne zusätzlichen Zeitaufwand.
Schritt 12: Plus-eins-Regel
Die Plus-eins-Regel besagt, dass du im Anschluss an jede Verpflichtung eine weitere erledigst, die maximal eine Minute in Anspruch nimmt. Am besten eignen sich verwandte Tätigkeiten in deiner Nähe:
Auf diese Weise musst du dich später nicht dazu überreden, erneut mit einem Projekt anzufangen. Nutze deine Produktivität, solange du motiviert bist.
Schritt 13: Leistungsphasen nutzen
Menschen haben verschiedene Leistungsphasen – Tageszeiten, an denen sie produktiv arbeiten können. Dabei gibt es vor allem zwei Gruppen mit unterschiedlichen Stärken und Schwächen: Lerchen und Eulen.
Während Lerchen bereits am frühen Morgen fit sind, haben Eulen ihre Hochphase am Nachmittag. Selbst am späten Abend ist ihre Fähigkeit zur Konzentration noch vorhanden. Morgens kommen sie dafür nur schwer aus dem Bett und brauchen im Gegensatz zur Lerche etwas, bis sie sich voll bei der Sache sind.
Finde heraus, zu welcher Gruppe du gehörst. So kannst du deine Pausen und Ruhephasen besser planen und sparst Zeit ein, indem du deine Leistungsphasen geschickt nutzt.
Schritt 14: Monotasken
Beim Begriff Multitasking handelt es sich im Grunde um einen Etikettenschwindel. Niemand ist tatsächlich dazu in der Lage, sich auf mehrere Aufgaben gleichzeitig zu konzentrieren. Stattdessen springst du permanent von einer Aufgabe zur anderen und änderst dabei jedes Mal deinen Fokus.
Das Problem ist nur, dass du auf diese Weise weder produktiver noch effektiver arbeitest. Du lenkst dich lediglich mit einer weiteren Aufgabe ab. So leidet die Qualität unter der mangelnden Konzentration. „Monotasken“ spart Zeit, indem wir jeder Aufgabe unsere volle Aufmerksamkeit widmen. Auf diese Weise schließen wir jede Aufgabe in der dafür vorgesehenen Zeit ab, bevor wir uns um die nächste kümmern.
Schritt 15: Puffer nutzen
Häufig ist es nicht nur wichtig, möglichst viel Arbeitszeit zu sparen. Du solltest außerdem wissen, wie viel du in der Zeit, die du zur Verfügung hast, realistisch gesehen schaffen kannst.
Plane ausreichend Zeit für deine Pflichten und Termine ein. Das gilt nicht nur im Büro, sondern auch für Anreisen und Autofahrten. So hast du im Einzelfall immer genügend Puffer, um auf eventuelle Schwierigkeiten zu reagieren und deine Aufgaben zufriedenstellend zu erledigen.
Bildnachweise: fizkes / Shutterstock.com; Eakachai Leesin / Shutterstock.com; gpointstudio / Shutterstock.com