Urlaubsvertretung: So gehst du entspannt in den Urlaub

In vielen Berufen beinhaltet die Urlaubsplanung nicht nur die Auswahl deines Reiseziels – du brauchst auch eine Urlaubsvertretung. Ob Kollege, Azubi oder Aushilfe: Bevor du in die Ferien startest, sollte klar sein, wer deine Arbeit während deiner Abwesenheit übernimmt. Wir verraten dir, wer für die Urlaubsvertretung zuständig ist und geben dir eine übersichtliche Checkliste.

Was ist eine Urlaubsvertretung?

Jeder Arbeitnehmer in Deutschland hat einen gesetzlichen Anspruch auf Urlaub – doch der Arbeitsalltag bleibt nicht stehen, nur weil du eine Auszeit nimmst. Hier kommt die Urlaubsvertretung ins Spiel: Sie übernimmt während deiner Abwesenheit deine alltäglichen Aufgaben, beantwortet Anrufe und E-Mails, nimmt Termine wahr und informiert dich nach deinem Urlaub über wichtige Entwicklungen.

Urlaubsvertretung: Wer ist verantwortlich?

Dein Arbeitgeber muss deine Urlaubsvertretung organisieren, denn er ist für die Personalplanung und den reibungslosen Arbeitsablauf im Betrieb zuständig. Bei deiner Urlaubsplanung musst du also nicht im Vorfeld überlegen, ob jemand im Unternehmen deine Urlaubsvertretung übernehmen kann.

Dein Arbeitgeber kann dir deinen Urlaub nicht verwehren, ihn widerrufen oder dich vorzeitig aus dem Urlaub zurückrufen, weil du keine Urlaubsvertretung organisiert hast.

Mit seinem Direktionsrecht kann dein Arbeitgeber direkt bestimmen, wer deine Aufgaben während deiner Abwesenheit übernimmt. Im Umkehrschluss bedeutet das auch, dass er dir die Anweisung geben kann, die Urlaubsvertretung für einen Kollegen zu übernehmen.

Urlaubsvertretung selbst organisieren

In der Praxis kommt es jedoch häufig vor, dass Mitarbeiter ihre Urlaubsvertretung selbst organisieren. Das hat verschiedene Gründe:

Zum einen weißt du in der Regel selbst am besten, welche deiner Aufgaben auch während deiner Abwesenheit erledigt werden müssen und wer dafür geeignet ist. Es stärkt außerdem den Zusammenhalt im Team, denn deine Kollegen werden wohl nicht erfreut sein, wenn du dich gar nicht um deine Urlaubsvertretung sorgst und es am Ende zu Mehrarbeit in deiner Abteilung kommt.

Die Urlaubsvertretung selbst zu organisieren oder daran mitzuwirken, ist also zum einen kollegial und zum anderen beweist es dein Talent zur Selbstorganisation.

Wer ist für die Urlaubsvertretung geeignet?

Es gibt verschiedene Optionen, eine Urlaubsvertretung zu organisieren. Einige davon kannst du als Arbeitnehmer selbst umsetzen, andere sind nur durch deinen Arbeitgeber realisierbar. Welche Lösung für deine Urlaubsvertretung am besten ist, kommt auf die Branche, deine Aufgaben und das individuelle Unternehmen an.

Kollegen

Die wohl einfachste und in der Regel sinnvollste Lösung für eine Urlaubsvertretung ist es, einen Kollegen darum zu bitten, sie zu übernehmen. Idealerweise arbeitet dieser in derselben Abteilung und hat ähnliche Aufgaben. In den meisten Bürojobs bieten sich auch Mitarbeiter an, mit denen du dir die Räumlichkeiten teilst. In der Regel wissen diese Kollegen bereits, welche alltäglichen Aufgaben du übernimmst und wie deine Arbeitsabläufe aussehen. Es ist auch denkbar, dass deine Arbeit von mehreren Mitarbeitern, die jeweils für die unterschiedlichen Aufgaben geeignet sind, übernommen wird.

Die Urlaubsvertretung innerhalb des eigenen Unternehmens zu organisieren, fördert den Zusammenhalt und die Loyalität.

Azubis

Auch ein Azubi kann deine Urlaubsvertretung unter Umständen übernehmen. Das bietet sich vor allem an, wenn er in deiner Abteilung ausgebildet wird und ähnliche Tätigkeiten übernimmt. Dabei sind natürlich die individuellen Fähigkeiten des Azubis maßgeblich und in der Regel sind Azubis in einem höheren Lehrjahr besser geeignet.

Es gibt jedoch einige Einschränkungen, denn die Rechte und Pflichten von Auszubildenden müssen beachtet werde: Auszubildende können die Urlaubsvertretung nur an den Tagen übernehmen, in denen sie im Betrieb sind und keine Berufsschule haben. Darüber hinaus muss immer ein Kollege anwesend sein, der die Arbeit des Azubis überwacht und ihn anleiten kann. Azubis dürfen außerdem keine Überstunden machen.

Externe Mitarbeiter und Aushilfen

Sollte sich innerhalb deines Unternehmens kein Mitarbeiter finden, der deine Urlaubsvertretung übernehmen kann, hat dein Arbeitgeber die Möglichkeit, extern nach einem Ersatz zu suchen. In diesem Fall bist du als Arbeitnehmer eher selten dazu aufgerufen, deine Urlaubsvertretung selbst zu organisieren.

Dein Arbeitgeber kann zum Beispiel eine Urlaubsvertretung über eine Zeitarbeitsfirma einstellen oder einen 450-Euro-Job ausschreiben, um eine Aushilfe einzustellen. Diese externen Mitarbeiter können in der Regel nur Aufgaben übernehmen, die keine besondere Qualifikation oder umständliche Einführungen verlangen. Auch eine Stellenausschreibung für Studentenjobs ist denkbar.

In einigen Fällen können auch andere Betriebe aus demselben Fachbereich aushelfen: Das ist zum Beispiel häufig bei Ärzten oder Landwirten der Fall. Hier übernehmen eine benachbarte Praxis oder ein befreundeter Landwirt die Urlaubsvertretung.

Urlaubsvertretung und das Arbeitsrecht

Deine Urlaubsvertretung darf trotz der zusätzlichen Aufgaben nicht mehr arbeiten, als es das Arbeitsrecht vorsieht. Dein Arbeitgeber muss also sicherstellen, dass das Arbeitszeitgesetz eingehalten wird. Folgende Regelungen müssen dabei beachtet werden: 

Wie viel Urlaubsvertretung ist zumutbar?

Legt dein Arbeitgeber fest, dass du die Urlaubsvertretung für einen Kollegen übernehmen sollst, musst du dem folgeleisten. Allerdings darfst du als Arbeitnehmer Mehrarbeit grundsätzlich ablehnen, wenn der Arbeitgeber keine dringlichen betrieblichen Gründe anführen kann. Darüber hinaus darf dein Arbeitgeber dich nicht auf einen geringer bezahlten Job umsetzen, auch dann nicht, wenn du nur die Urlaubsvertretung bist.

Die Urlaubsvertretung muss für den Mitarbeiter zumutbar sein. Dein Arbeitgeber darf dich also nicht über das übliche Maß hinaus einsetzen.

Urlaubsvertretung organisieren: Schritt für Schritt

Im Folgenden führen wir dich Schritt für Schritt durch die Organisation deiner Urlaubsvertretung. Auch wenn du nicht selbst dafür verantwortlich bist, einen Ersatz zu finden, musst du deine Vertretung auf seine Aufgaben vorbereiten und eine Übergabe planen.

Urlaubsvertretung benennen

Sobald du oder dein Arbeitgeber eine Urlaubsvertretung gefunden hat – oder du als solche bestimmt wurdest – sollte diese Information möglichst an alle Kollegen und Kunden weitergegeben werden. Dafür bietet es sich an, einen Urlaubskalender zu führen, der für alle Kollegen einsehbar ist. Dort werden nicht nur die Abwesenheitszeiten notiert, sondern auch die Urlaubsvertretung.

In Bezug auf Kunden ist es hilfreich, eine automatische E-Mail-Antwort einzurichten, die jene darüber informiert, dass du nicht erreichbar bist und wer die Urlaubsvertretung informiert. Auch dein Telefon solltest du so umstellen, dass Anrufe automatisch an die Vertretung weitergeleitet werden. Eine Notiz an deinem Arbeitsplatz hilft Besuchern vor Ort, deine Urlaubsvertretung zu finden.

Ordnung schaffen

Bevor du dich in den Urlaub verabschiedest, solltest du an deinem Arbeitsplatz Ordnung schaffen. Hefte alle wichtigen Dokumente ab und ordne deine Arbeitsmittel, sodass deine Urlaubsvertretung alles wichtig an einem Ort findet. Wische deinen Schreibtisch noch einmal ab und sorge dafür, dass kein Müll herumliegt – es kann schließlich sein, dass deine Urlaubsvertretung deinen Arbeitsort während deiner Abwesenheit benutzen muss.

Dasselbe gilt natürlich auch, wenn du die Urlaubsvertretung für einen Kollegen übernimmst: Hinterlasse seinen Arbeitsplatz so sauber und ordentlich, wie du ihn vorgefunden hast.

Übergabe

Das Wichtigste bei der Organisation einer Urlaubsvertretung ist die Übergabe. Zunächst solltest du versuchen, vor deinem Urlaub alle dringlichen oder komplizierten Aufgaben abzuarbeiten. So sparst du deiner Urlaubsvertretung unnötigen Stress und Fehler können vermieden werden.

Stelle sicher, dass deine Urlaubsvertretung genau weiß, welche Aufgaben sie in deiner Abwesenheit erledigen soll. Erstelle am besten eine To-Do-Liste mit Prioritäten und Deadlines. Unter Umständen bietet es sich sogar an, einzelne Aufgaben an andere Mitarbeiter zu delegieren, die dafür besser qualifiziert sind.

Erkläre deiner Urlaubsvertretung Arbeitsschritte, mit denen sie nicht vertraut ist, und hinterlasse ihr alle wichtigen Kontaktdaten – interne und externe Ansprechpartner für bestimmte Aufgabenbereiche oder Projekte –, Zugänge zu E-Mail-Postfächern, Content-Management-Systemen oder Datenbanken sowie Dokumente und Schlüssel. Informiere sie über anstehende Termine und ob deine Urlaubsvertretung dich entschuldigen oder den Termin selbst wahrnehmen soll. Bitte deine Urlaubsvertretung auch darum, während deiner Abwesenheit alle wichtigen Entwicklungen zu dokumentieren und diese Informationen anschließend an dich weiterzuleiten.

Die Übergabe sollte mindestens eine Woche vor deinem Urlaubsantritt stattfinden. So stellst du sicher, dass alle offenen Fragen geklärt werden können, bevor dein Urlaub beginnt.

Verabschiedung

Wenn du bei deinen Kollegen und deiner Urlaubsvertretung einen guten Eindruck hinterlassen möchtest, solltest du dich persönlich verabschieden, wenn du in den Urlaub gehst. Bedanke dich außerdem noch einmal für die Urlaubsvertretung.

Urlaubsvertretung: Vorlagen für Abwesenheitsnotiz

Um Kollegen und Kunden ganz einfach über deine Abwesenheit und deine Urlaubsvertretung zu informieren, solltest du eine Abwesenheitsnotiz hinterlassen. Diese wird bei einer eintreffenden E-Mail automatisch an den Absender gesendet.

Deine Abwesenheitsnotiz sollte den genauen Zeitraum deiner Abwesenheit sowie die Kontaktdaten deiner Urlaubsvertretung enthalten. Wenn du internationale Kunden und Kollegen hast, solltest du die Abwesenheitsnotiz auf Deutsch und Englisch verfassen.

Hier findest du eine Vorlage für eine Abwesenheitsnotiz:

Urlaubsvertretung: Checkliste

Wir haben für dich noch einmal eine übersichtliche Checkliste für deine Urlaubsvertretung zusammengestellt. Gehe alle Punkte am besten gemeinsam mit deiner Urlaubsvertretung bei der Übergabe durch:

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