Kündigungsschreiben: Den Arbeitsvertrag richtig beenden

Die Wenigsten kündigen wirklich gerne ihren Arbeitsvertrag, doch manchmal führt kein Weg daran vorbei. Die eigene Karriere in einem Unternehmen zu unterbrechen, um sie an anderer Stelle fortzusetzen, ist für viele Betroffene ein großer Schritt – verbunden mit Risiken und Chancen gleichermaßen. Damit alles reibungslos vonstatten geht, muss das Kündigungsschreiben einigen formalen Kriterien genügen. Wenn du zum Beispiel Kündigungsfristen nicht wahrst, kann deine Kündigung ihre Gültigkeit verlieren. Auch die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses per E-Mail oder Telefon ist juristisch unwirksam. Hier erfährst du, worauf du bei einem Kündigungsschreiben achten musst – und wo die Fallstricke liegen.

Welche Kündigungsfristen gelten beim Beenden eines Arbeitsvertrags?

Ein Arbeitsvertrag wird zwar von zwei Parteien geschlossen, kann aber einseitig aufgekündigt werden. Damit eine Kündigung wirksam wird, muss sie fristgerecht eingereicht werden. Aus juristischer Sicht sind verschiedene Fristen zu beachten:

Die gesetzliche Kündigungsfrist für Arbeitnehmer liegt in der Regel bei vier Wochen. Demnach kann ein Arbeitsverhältnis mit einer Frist von 28 Tagen zum 15. eines Monats oder zum Monatsende gekündigt werden.

Dies gilt jedoch nur, wenn dein Arbeitgeber und du nichts anderes im Arbeitsvertrag vereinbart haben. Habt ihr zusätzliche Abmachungen im Arbeitsvertrag getroffen, so sind diese einzuhalten (natürlich nur, wenn entsprechende Klauseln nicht gegen geltendes Recht verstoßen). Liegt dem Arbeitsvertrag wiederum ein Tarifvertrag zugrunde, so sind die Fristen des Tarifvertrags allen anderen Vereinbarungen übergeordnet.

In der Probezeit gelten zudem andere Regeln: Während der Probezeit können sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber innerhalb von zwei Wochen kündigen.

Welche Angaben gehören in ein Kündigungsschreiben?

Damit die Kündigung eines Arbeitsvertrages wirksam wird, bedarf es eines Kündigungsschreibens in Papierform. Zudem musst du das Schriftstück persönlich unterschreiben. Prinzipiell kann aber auch ein gesetzlicher (beziehungsweise bevollmächtigter) Vertreter das Dokument unterzeichnen.

Die Gründe für die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses musst du nicht explizit im Kündigungsschreiben nennen. Ausnahmen bilden hier nur Kündigungen von Auszubildenden oder Müttern während des Mutterschutzes. Hier ist die Angabe von Gründen zu empfehlen.

Folgende Elemente müssen außerdem in einem Kündigungsschreiben vorkommen:

• Briefkopf: Im Briefkopf des Dokuments musst du deinen Namen sowie die eigene Anschrift nennen. Das gleiche gilt für die Adressdaten des Arbeitgebers: Auch hier müssen Name und Adresse vollständig im Briefkopf auftauchen.

• Datum: Im Kündigungsschreiben sollten zwei Datumsangaben gemacht werden. Zum einen sollte das aktuelle Datum über die Betreffzeile geschrieben werden. Zum anderen sollte der genaue Tag genannt werden, zu dem das Arbeitsverhältnis enden soll.

• Betreffzeile: Aus Gründen der Übersichtlichkeit benötigt das Schreiben eine Betreffzeile. Dort solltest du mindestens das Wort „Kündigung“ unterbringen. Auch das Datum, zu dem das Arbeitsverhältnis beendet werden soll, kannst du hier angeben. Zum Beispiel: „Kündigung meines Arbeitsvertrages zum 15.08.2025“.

• Anrede: In einer schriftlichen Kündigung solltest du die Adressaten konkret benennen. In den meisten Fällen ist das der Chef persönlich oder der entsprechende Ansprechpartner in der Personalabteilung. Einfach nur „sehr geehrte Damen und Herren“ zu schreiben, ist hier zu allgemein und deshalb zu vermeiden.

• Unterschrift: Damit das Dokument seine Gültigkeit erhält, musst du es von Hand unterschreiben. Den eigenen Namen einfach im Textverarbeitungsprogramm einzutippen, reicht hier nicht aus – erforderlich ist immer eine Originalunterschrift.

Musterbeispiel für ein Kündigungsschreiben eines Arbeitnehmers

Kündigungsfristen des Arbeitgebers

Die gesetzliche Kündigungsfrist für Arbeitnehmer beträgt vier Wochen zum Monatsende oder zum 15. eines Monats.

Anders sehen die Kündigungsfristen für Arbeitgeber aus. Diese müssen darauf achten, wie lange ein Mitarbeiter im Unternehmen angestellt war.

• Mitarbeiter in der Probezeit können Arbeitgeber innerhalb von zwei Wochen kündigen.

• Bei bis zu fünf Jahren Betriebszugehörigkeit liegt die Kündigungsfrist bei einem Monat.

• Für einen Mitarbeiter, der fünf bis acht Jahre im Unternehmen tätig war, liegt die Kündigungsfrist etwa bei zwei Monaten.

• Ab 20 Jahren Betriebszugehörigkeit gibt es keine weitere Unterscheidung mehr: Die Kündigungsfrist bei Mitarbeitern mit mindestens 20 Jahren Betriebszugehörigkeit liegt bei sieben Monaten.

Die gesetzlichen Kündigungsfristen gelten nur, wenn innerbetrieblich oder im Arbeits- beziehungsweise Tarifvertrag nichts anderes vereinbart wurde. Bei den gesetzlichen Kündigungsfristen handelt es sich lediglich um Mindestanforderungen.

Kündigungsgründe des Arbeitgebers

Die Kündigung muss ein Arbeitgeber aus sozial gerechtfertigten Gründen aussprechen. Ansonsten kann ein Gericht die Kündigung für unwirksam erklären. Unterschieden werden verhaltens-, personen- und betriebsbedingte Gründe:

• Verhaltensbedingte Gründe: Verhaltensbedingte Gründe betreffen das Fehlverhalten im Leistungsbereich, im Vertrauensbereich oder in der betrieblichen Ordnung. Ob eine Kündigung für gültig erklärt wird, hängt auch von der Schwere des Fehlverhaltens ab. Ein einmaliges Vergehen rechtfertigt (meist) noch keine Kündigung. Sind bereits schriftliche Abmahnungen erfolgt, so hat eine Kündigung durch den Arbeitgeber aber hohe Erfolgschancen.

• Personenbezogene Gründe: Personenbezogene Gründe beziehen sich auf die Leistungs- und Eignungsfähigkeit, die für die Ausübung eines Berufes erforderlich ist. Eine Kündigung muss der Arbeitgeber in diesem Fall objektiv begründen. Vor der Erstellung eines Kündigungsschreibens durch den Arbeitgeber muss dieser prüfen, ob mildere Mittel ausreichen, um die vormalige Eignungsfähigkeit des Mitarbeiters wiederherzustellen.

• Betriebsbedingte Gründe: Hierbei werden innerbetriebliche und außerbetriebliche Gründe unterschieden. In beiden Fällen liegt der Kündigungsgrund im Wegfall des Beschäftigungsbedarfs in einem Unternehmen. Zum Beispiel: Ein Unternehmen benötigt einen Mitarbeiter aufgrund von Rationalisierungsmaßnahmen nicht mehr (innerbetrieblicher Grund) – oder es herrscht ein langfristiger Auftragsmangel (außerbetrieblicher Grund).

Fristlose Kündigung eines Arbeitsvertrages

Bisher wurde nur der Fall einer ordentlichen Kündigung betrachtet, bei der sich beide Parteien an die gesetzlich oder vertraglich geregelten Kündigungsfristen halten. Eine ordentliche Kündigung ist für einen Arbeitnehmer im Prinzip immer möglich – bei befristeten Arbeitsverträgen gelten allerdings Ausnahmen. Bei einer ordentlichen Kündigung muss im Kündigungsschreiben kein Kündigungsgrund angegeben werden.

Bei einer fristlosen/außerordentlichen Kündigung gibt es keine Kündigungsfristen.

Beide Parteien können von ihrem Recht einer außerordentlichen Kündigung Gebrauch machen, sobald ein wichtiger Grund vorliegt, der das Abwarten einer Frist unzumutbar macht. In der Praxis sind es für gewöhnlich jedoch eher die Arbeitgeber, die eine fristlose Kündigung aussprechen.

Eine außerordentliche Kündigung muss innerhalb der Ausschlussfrist erfolgen. Ein Arbeitgeber muss spätestens zwei Wochen nach Bekanntwerden des ausschlaggebenden Anlasses die fristlose Kündigung einleiten. Zu einem späteren Zeitpunkt ist eine fristlose Kündigung nicht mehr möglich, es sei denn, eine Klärung des Sachverhalts konnte in den zwei Wochen nicht erreicht werden. Ansonsten ist eine fristlose Kündigung sofort wirksam.

Kündigungsschutz: Nicht immer kann ein Arbeitgeber kündigen

Der Kündigungsschutz ist für Arbeitnehmer von großer Bedeutung. Er wird durch das Kündigungsschutzgesetz sowie durch Tarifverträge geregelt. Zu unterscheiden sind der allgemeine und der besondere Kündigungsschutz.

Der allgemeine Kündigungsschutz hat zur Folge, dass nur bestimmte Gründe zu einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses führen können.

Der besondere Kündigungsschutz sorgt dafür, dass besonders schutzwürdige Personen von einer Kündigung ausgenommen werden. Dazu gehören zum Beispiel Schwerbehinderte, Schwangere oder Arbeitnehmer in Elternzeit. Der Kündigungsschutz gilt nicht für Mitarbeiter in der Probezeit. Auch in kleineren Unternehmen gelten hin und wieder andere Regelungen.

Kündigung bei befristeten Arbeitsverträgen

Im Gesetz ist eine ordentliche Kündigung bei befristeten Arbeitsverträgen nicht vorgesehen. Arbeitnehmer mit befristeten Verträgen haben es sowieso schon mit den Nachteilen einer Befristung zu tun, weshalb der Gesetzgeber den Arbeitnehmer wenigstens vor den Gefahren eines vorzeitigen Jobverlusts schützen möchte. Zudem ist der befristete Vertrag bereits auf eine bestimmte Zeit begrenzt, das Arbeitsverhältnis wird nach Ablauf des vereinbarten Arbeitszeitraumes von selbst beendet.

Eine vorzeitige ordentliche Kündigung ist somit nur möglich, wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer sich im Vorfeld entsprechend geeinigt und dies im Arbeitsvertrag festhalten haben.

Aber auch ein Tarifvertrag kann eine vorzeitige Kündigung bei befristeten Verträgen ermöglichen. So ist etwa im Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) geregelt, dass auch ein befristetes Arbeitsverhältnis vorzeitig beendet werden kann.

Haben Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine Probezeit vereinbart, so ist eine Kündigung sogar innerhalb von zwei Wochen möglich. Darüber hinaus kann auch bei befristeten Verträgen eine außerordentliche, fristlose Kündigung jederzeit erfolgen.

Der Aufhebungsvertrag: nicht immer muss es eine Kündigung sein

Anstatt das Beschäftigungsverhältnis mit einem Kündigungsschreiben zu beenden, können Arbeitnehmer und Arbeitgeber einen Aufhebungsvertrag (auch Auflösungsvertrag genannt) unterschreiben. Dieser bietet Vorteile, aber auch einige Nachteile.

Findet ein Arbeitnehmer beispielsweise einen neuen Job und möchte möglichst schnell wechseln, so kann ein Aufhebungsvertrag mit dem Arbeitgeber lohnenswert sein. Bei einem Aufhebungsvertrag müssen nämlich keine Kündigungsfristen gewahrt werden.

Oft sind es aber auch Arbeitgeber, die lange Kündigungsfristen umgehen wollen und dem Arbeitnehmer einen Aufhebungsvertrag anbieten. Gerät ein Arbeitnehmer im Anschluss in die Arbeitslosigkeit, ist Vorsicht geboten:

Durch das Unterzeichen könnte es zu einer dreimonatigen Sperre des Arbeitslosengeldes von der Agentur für Arbeit kommen.

Arbeitnehmer sollten sich daher im Vorfeld genau informieren, ob sich die Unterzeichnung eines Aufhebungsvertrages für sie lohnt.

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