Arbeitszeiterfassung: Die Rückkehr der Stempeluhr?

Das Wichtigste auf einen Blick:

Das Arbeitszeitgesetz regelt die tägliche Höchstarbeitszeit, die Ruhepausen, die Ruhezeit, Nacht- und Schichtarbeit sowie Sonn- und Feiertagspausen.

Laut der derzeitigen Gesetzgebung sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren, wenn diese über die werktägliche Arbeitszeit hinausgeht.

Ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs führt nun jedoch dazu, dass alle Staaten der EU dazu verpflichtet sind, die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmer zu dokumentieren. Wann und wie dieses Urteil in Deutschland umgesetzt wird, ist noch unklar.

Es bleibt den einzelnen Unternehmen selbst überlassen, wie sie die Zeiten erfassen wollen. Das kann sowohl analog als auch digital erfolgen: zum Beispiel auf einem klassischen Stundenzettel oder mit einer elektronischen Stechuhr.

Im Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof, dass das Gesetz zur Arbeitszeiterfassung erneuert werden muss. Wie das Urteil ausgefallen ist und was das für dich als Arbeitnehmer in Zukunft bedeutet, erfährst du in diesem Artikel.

Was ist Arbeitszeit?

Um zu verstehen, was es bei der Arbeitszeiterfassung zu beachten gibt, müssen wir zunächst einmal definieren, was Arbeitszeit nach dem Arbeitsrecht eigentlich ist.

Die Arbeitszeit wird in dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) geregelt. Es bestimmt die maximale Dauer der Zeit, in der gearbeitet werden darf, genauso wie die einzuhaltenden Ruhepausen.

Das Arbeitszeitgesetz ist Teil des sozialen Arbeitsschutzes: Durch diese gesetzlichen Regelungen sollen gesundheitliche Gefahren und Risiken am Arbeitsplatz vermieden werden. Denn wer zu viel arbeitet, leidet schneller unter gesundheitlichen Problemen. Die psychische Belastung durch Überstunden und Mehrarbeit kann sogar zum Burnout führen.

Im ArbZG sind folgende Punkte geregelt:

• Die tägliche Höchstarbeitszeit
• Die Dauer der Ruhepausen
• Die Dauer der Ruhezeit
• Nacht- und Schichtarbeit
• Sonn- und Feiertagspausen

Tägliche Höchstarbeitszeit

Laut dem Arbeitsschutzgesetz darf eine Wochenarbeitszeit von 48 Stunden nicht überschritten werden. Wenn man von sechs Werktagen in der Woche ausgeht, ergibt sich daraus eine tägliche Arbeitszeit von acht Stunden.

Ein Arbeitstag von zehn Stunden ist nur dann zulässig, wenn die durchschnittliche Arbeitszeit von acht Stunden innerhalb von 24 Wochen nicht überschritten wird.

Ruhepausen

Die Dauer und Verteilung der täglichen Ruhepausen ist davon abhängig, wie viele Stunden am Tag du arbeitest. Mehr zu dem Thema erfährst du in unserem Artikel zur gesetzlichen Pausenregelung.

Ruhezeit

Die Ruhezeit bezeichnet die Zeit zwischen den einzelnen Tagen. Laut dem ArbZG muss zwischen den Werktagen ein Abstand von elf Stunden eingehalten werden.

In einigen Branchen gibt es jedoch eigene Regelungen für die Ruhezeit, da die regulären Vorgaben kaum einzuhalten sind. Das ist zum Beispiel in Krankenhäusern, Gaststätten, in der Landwirtschaft oder beim Rundfunk der Fall.

Nacht- und Schichtarbeit

Die Nacht- und Schichtarbeit muss nach arbeitswissenschaftlichen Erkenntnissen „menschengerecht“ gestaltet sein. Das bedeutet vor allem, dass man Maßnahmen ergreifen muss, um die Belastung der Beschäftigten zu minimieren.

Für den Nacht- und Schichtbetrieb gilt ebenfalls eine Arbeitszeit von acht Stunden, die auf zehn erhöht werden kann.

Sonn- und Feiertage

Grundsätzlich dürfen Arbeitnehmer an Sonn- und Feiertagen nicht arbeiten.

Der Beginn der Sonn- und Feiertagsruhe kann allerdings um bis zu sechs Stunden vor- oder zurückverlegt werden – zumindest in Unternehmen, die regelmäßig Tag- und Nachtschichten haben. Voraussetzung dafür ist auch, dass der Betrieb für die nächsten 24 Stunden ruht.

Es gibt jedoch eine umfangreiche Liste an Ausnahmefällen, in denen eine Beschäftigung an diesen Tagen dennoch erlaubt ist. Dazu zählen natürlich Not- und Rettungsdienste, aber auch Gaststätten, Nachrichtenagenturen und Musikaufführungen. Eine komplette Liste ist in dem Arbeitsschutzgesetz nachzulesen.

Es gibt sogar einige Berufsgruppen, die komplett von dem Arbeitszeitgesetz ausgeschlossen sind. So zum Beispiel Selbstständige oder Chefärzte.

Als Ausgleich für die Arbeit an einem Sonn- oder Feiertag muss es einen Ersatzruhetag geben. Außerdem müssen pro Jahr mindestens fünfzehn Sonntage beschäftigungsfrei bleiben.

Bereitschaftsdienst

Auch der Bereitschaftsdienst oder die sogenannte Rufbereitschaft fällt unter die reguläre Arbeitszeit. Das bedeutet, dass Bereitschaftsdienste bei der Berechnung der maximalen wöchentlichen und täglichen Arbeitszeiten berücksichtigt werden müssen.

Zählt Reisezeit als Arbeitszeit?

Zählt die Reisezeit während einer Dienstreise eigentlich auch als Arbeitszeit? Die Antwort auf diese Frage wurde im Oktober 2018 von dem Bundesarbeitsgericht geklärt.

Nun heißt es ganz klar: Reisezeiten, die erforderlich sind, müssen vom Arbeitgeber vergütet werden.

Allerdings ist der Arbeitnehmer in der Pflicht, diese Erforderlichkeit zu beweisen. Wenn der Arbeitgeber ein Reisemittel klar vorgibt, genügt zum Beispiel die Vorlage des Zeitaufwands, der durch diese Vorgabe entsteht.

Arbeitszeiterfassung: Wie ist sie geregelt?

Die Arbeitszeiterfassung ist ebenfalls im ArbZG geregelt. Wie der Name bereit erahnen lässt, handelt es sich dabei um eine Regelung, die genau besagt, welche Arbeitszeiten von deinem Arbeitgeber aufgezeichnet werden müssen.

Momentan besteht das Gesetz zur Arbeitszeiterfassung noch aus einem einzelnen Paragraphen, doch dies wird sich in naher Zukunft ändern – denn der Europäische Gerichtshof hat eine Anpassung des aktuellen Gesetzes beschlossen.

Zurzeit heißt es im § 16 im Abschnitt „Aushang und Arbeitszeitnachweise“ nur, dass der Arbeitgeber die Pflicht hat, die Arbeitszeit aufzeichnen, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgeht. Die Nachweise muss er für zwei Jahre aufbewahren.

Das bedeutet also, dass dein Arbeitgeber laut der aktuellen Gesetzeslage nur dazu verpflichtet ist, die Arbeitszeit, die über acht Stunden hinausgeht, zu dokumentieren.

Diese Arbeitszeiterfassung dient keineswegs der Überwachung der Arbeitnehmer; es geht vielmehr darum, die Einhaltung der Arbeitszeitrichtlinien sicherzustellen.

Für welche Arbeitnehmer müssen die Arbeitszeiten generell erfasst werden?

Es gibt schon jetzt eine Sonderregelung für einige Berufsgruppen, bei denen die komplette Arbeitszeit erfasst werden muss.

Das gilt zum einen für Minijobber, für die mit der Einführung des Mindestlohns eine genaue Stundenaufzeichnung vorgenommen werden muss. Außerdem gilt diese Ausnahme für Kraftfahrer und Angestellte im Öffentlichen Dienst, die gesonderte Vorschriften zur Dokumentation der Arbeitszeit haben.

Das Urteil des Europäischen Gerichtshofs zur Arbeitszeiterfassung

Im Mai 2019 sorgte ein Rechtsstreit vor dem Europäischen Gerichtshof, kurz EuGH, für Aufsehen.

Es handelte sich um die Klage einer spanischen Arbeitnehmervertretung gegen eine Tochter der Deutschen Bank. Die Deutsche Bank berief sich darauf, dass es laut spanischen Recht keine Verpflichtung zur Aufzeichnung der Arbeitszeit gibt. Der EuGH musste schließlich prüfen, ob dies mit dem EU-Recht vereinbar ist.

In dem abschließendem Urteil des EuGH wurde entschieden, dass alle Arbeitgeber in den Mitgliedsstaaten der EU zukünftig dazu verpflichtet sind, die gesamte Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren.

Begründet wurde diese Entscheidung damit, dass durch das aktuelle System die Arbeitszeit und Überstunden nicht objektiv und verlässlich ermittelt werden können. Für Arbeitnehmer sei es dadurch fast unmöglich, ihre Rechte durchzusetzen. Das Urteil soll also in erster Linie den Schutz der Arbeitnehmer verstärken.

Ab wann wird das EuGH-Urteil verpflichtend?

Das Urteil des EuGH bedeutet jedoch nicht, dass alle Arbeitgeber sofort mit der Zeiterfassung beginnen müssen. Die Handlungspflicht liegt nun zunächst beim deutschen Gesetzgeber, denn dieser muss die neuen EU-Richtlinien in deutsches Recht umsetzen.

Ein genaues Datum für diese Umsetzung gibt es noch nicht, doch es kann eine Weile dauern, bis ein neues Gesetz verfasst wurde. Sobald dieses in Kraft tritt, gilt jedoch für jeden Arbeitgeber die Dokumentationspflicht. Es wäre also ratsam, wenn sich die Unternehmen schon jetzt mit den Möglichkeiten zur Zeiterfassung auseinandersetzen.

Der EuGH hat entschieden, dass er es den einzelnen Mitgliedsstaaten überlässt, die genauen Modalitäten des neuen Gesetzes zu bestimmen. Es könnte also sein, dass eine bestimmte Art der Arbeitszeiterfassung festgelegt wird und es unterschiedliche Regelungen je nach Art und Größe des Unternehmens geben wird.

Vor- und Nachteile des EuGH-Urteils

Das Urteil des EuGHs sorgt für unterschiedliche Meinungen. Einige sehen es als Rückschritt, da diese Arbeitszeiterfassung nicht zu den flexiblen Arbeitszeitmodellen von heute passen würde. Zudem sei es ein Übermaß an zusätzlicher Bürokratie für den Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Denn laut Gesetz ist zwar der Arbeitgeber für die Arbeitszeiterfassung verantwortlich, er kann die Aufgabe jedoch an seine Mitarbeiter delegieren. Das bedeutet also, dass du als Arbeitnehmer zukünftig die Pflicht hast, deine Arbeitszeiten genau zu dokumentieren.

Die Arbeitszeiterfassung bietet dir jedoch auch einige Vorteile. So ist es leichter, Überstunden und Verstöße der Arbeitszeitrichtlinien zu kontrollieren – und diese notfalls bei der Aufsichtsbehörde zu beweisen.

Außerdem werden nun auch die Arbeitsstunden erfasst werden müssen, die außerhalb der Arbeitsstätte geleistet werden – zum Beispiel, wenn du abends noch schnell ein paar E-Mails beantwortest. All dies muss nun protokolliert werden und sorgt dafür, dass du nicht zu viel arbeitest und deine Überstunden entsprechend abgegolten werden können.

Doch keine Sorge: Eine Dauerüberwachung der Mitarbeiter ist unzulässig.

Du wirst also nicht rund um die Uhr beobachtet. Die allgemeine Arbeitszeiterfassung und die Vertrauensarbeitszeit schließen sich nicht aus: Ja, dein Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, deine Arbeitszeit aufzuzeichnen – er muss sie jedoch nicht zwangsläufig kontrollieren.

Einige sehen in dem Urteil also nur unnötigen Mehraufwand. Andere glauben, die allgemeine Arbeitszeiterfassung sei nur ein kleiner Sprung – denn durch die gesetzliche Regelung der Erfassung von Überstunden müsse ja schon ein System zur Arbeitszeiterfassung vorhanden sein, um dies zu gewährleisten.

In der Realität sieht das jedoch anders aus: Laut dem Spiegel erfasst jeder fünfte Arbeitnehmer seine Arbeitszeiten nicht.

Welche Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung gibt es?

Das Urteil des EuGHs legt zwar fest, dass es eine Arbeitszeiterfassung geben wird, macht jedoch keine Angaben, wie genau diese aussehen soll. In dem Urteil heißt es nur, dass die Zeiterfassung durch ein „verlässliches und objektives System“ gemessen werden muss.

Es kann durchaus sein, dass der deutsche Gesetzgeber eine genaue Vorgabe machen wird, welche Zeiterfassungssysteme dafür geeignet sind, doch bis dahin gibt es einige Option. Bislang kann dein Arbeitgeber also frei entscheiden, wie er die Arbeitszeiterfassung handhaben will – sollte es einen Betriebsrat geben, hat dieser ebenfalls Einfluss darauf, welche Systeme zur Arbeitszeiterfassung eingeführt werden.

Man unterscheidet zwischen zwei unterschiedlichen Arten der Arbeitszeiterfassung: der analogen und der digitalen.

Analoge Arbeitszeiterfassung

Die analoge Arbeitszeiterfassung bietet den großen Vorteil, dass sie kostengünstig anzuschaffen ist und keinen großen Aufwand bei der Installation erfordern. Beispiele für dieses Zeiterfassungssystem sind zum Beispiel der klassische Stundenzettel oder eine Stechuhr.

Der Stundenzettel wird handschriftlich geführt – das kann formlos nach einer eigenen Tabelle geschehen oder nach einer Vorlage, die mit Excel erstellt und einfach ausgedruckt wird. Der Nachteil eines Stundenzettels ist jedoch, dass er einfach zu manipulieren ist.

Bei einer Stechuhr erhalten Mitarbeiter eine Lochkarte, die an einer Zeitschaltuhr zum Arbeitsbeginn und –ende gelocht wird. Sie ist jedoch sehr unflexibel, wenn jemand zum Beispiel vergisst, sich ein- oder auszustempeln, denn die Zeiten können nicht im Nachhinein verbessert werden.

Der Nachteil von allen analogen Systemen zur Arbeitszeiterfassung ist, dass alle Daten umständlich per Hand digitalisiert werden müssen, um diese an die Personalabteilung weiterzuleiten.

Digitale Arbeitszeiterfassung

Digitale Systeme zur Arbeitszeiterfassung haben hingegen den großen Vorteil, dass die Zeiten automatisch gespeichert und übertragen werden. Pausenzeiten sowie Feiertagen können sogar im Voraus programmiert und automatisch von der Arbeitszeit abgezogen werden. Wir haben für dich ein paar Optionen für die digitale Arbeitszeiterfassung aufgelistet:

• Die elektronische Stechuhr: Hier wird keine Lochkarte benutzt, sondern eine Chipkarte. Ähnlich wie bei einer klassischen Stechuhr muss sich der Arbeitnehmer ein- und ausloggen. Die Daten werden automatisch gespeichert und übertragen – Falschbuchungen können zwar geändert werden, der Arbeitnehmer selbst hat jedoch keine Möglichkeit, die Zahlen zu manipulieren. Das System ist jedoch an einen festen Ort gebunden und somit relativ unflexibel.

• Biometrische Arbeitszeiterfassung: Diese Arbeitszeiterfassung funktioniert genauso wie eine elektronische Stechuhr, nur dass du dich statt mit einer Chipkarte mit einem Fingerabdruck oder sogar einem Iris-Scan anmelden kannst. Das bietet zwar eine hohe Sicherheit, ist jedoch sehr teuer und kann unter Umständen schwierig mit dem Datenschutzgesetz zu vereinbaren sein.

• Automatische Erfassung am Computer: Bei dieser Methode wird deine Arbeitszeit durch das Ein- und Ausloggen an deinem Arbeitsrechner protokolliert. Natürlich ist diese Form der Arbeitszeiterfassung nur für Berufe, die die Arbeit an einem Computer erfordern, geeignet – wenn die Mitarbeiter jedoch Laptops besitzen, ist eine flexible Arbeitszeiterfassung möglich.

• Elektronischer Stundenzettel: Was ausgedruckt funktioniert, funktioniert natürlich auch digital. Eine ganz einfach Variante ist es, eine Excel-Tabelle anzulegen, die von den Arbeitnehmern an ihren Computern ausgefüllt werden. Werden diese zum Beispiel in einer Cloud gespeichert, können die Mitarbeiter von Überall darauf zugreifen. Auch hier besteht natürlich die Gefahr der Manipulation der Arbeitszeiten.

• Software zur Arbeitszeiterfassung: Mittlerweile gibt es zahlreiche Programme, die nur dafür entwickelt wurden, die Arbeitszeit zu erfassen. Sie werden häufig im Bereich des Projektmanagements eingesetzt, um genau zu protokollieren, wer wie lange an welchen Aufgaben gearbeitet hat. Dabei handelt es sich meist um Programme, die online verwendet werden, was bedeutet, dass Arbeitnehmer lediglich einen Internetzugang benötigen, um darauf zuzugreifen.

• Arbeitszeiterfassung per App: Da heutzutage fast jeder Mensch ein Smartphone oder ein Tablet besitzt, ist es praktisch, die Arbeitszeiterfassung per App einzuführen. So kann die Arbeitszeit immer und überall erfasst werden und es ist für jeden Beruf geeignet.

Ein Nachteil der digitalen Arbeitszeiterfassung ist, dass die Systeme in der Anschaffung zunächst recht teuer sind; bei entsprechenden Programmen oder Apps kann es auch sein, dass ein monatlicher oder jährlicher Betrag fällig wird.

Jedoch bietet diese Art der Arbeitszeiterfassung eine deutlich höhere Flexibilität und eine einfache Sicherung der Daten.

Wie lässt sich die Arbeitszeiterfassung mit dem Datenschutz vereinen?

In den letzten Jahren ist das Thema Datenschutz immer wichtiger geworden. Es muss mittlerweile genau geregelt werden, wie mit den erhobenen Daten umgegangen wird, um die Sicherheit zu gewährleisten. In der Regel ist der Datenschutzbeauftragte des Unternehmens dafür verantwortlich, dass alle Richtlinien eingehalten werden.

Am besten ist es, wenn der Umgang mit den Daten aus der Arbeitszeiterfassung in einer Betriebsvereinbarung geregelt wird. Dabei gilt es einige Punkte zu beachten:

• Beschreibung der Funktion: Der tatsächliche Funktionsumfang des Zeiterfassungssystems muss beschrieben werden, um die nötige Transparenz zu leisten.

• Beschreibung der Daten: Es muss genau festgelegt werden, welche personenbezogenen Daten der Mitarbeiter gespeichert werden.

• Zweck: Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist immer an einen bestimmten Zweck gebunden, der vorher bestimmt werden muss. Wenn der Zweck also die Arbeitszeiterfassung ist, dann dürfen die Daten für keine andere Auswertung genutzt werden.

• Zugriff: Es muss genau geregelt sein, welche Personen einen Zugriff auf die gespeicherten Daten erhalten. Dies geschieht nach dem „Need to know“-Prinzip. Das bedeutet, dass nur die Mitarbeiter einen Zugriff auf die Daten haben, die diese Informationen für die Erfüllung ihrer Arbeit benötigen – in der Regel sind das der Vorgesetzte und die Personalverantwortlichen.

• Die Auswertung der Daten: Wie bereits erwähnt, dürfen die Daten nur zu einem bestimmten Zweck verarbeitet werden. Auch hier gilt es, bestimmte Personen zu bestimmen, die die Daten auswerten dürfen. Besonders geschützt sind zudem alle Daten, die die Krankheit oder den Urlaub der Mitarbeiter aufzeichnen. Sollte es notwendig sein, die Arbeitszeiten – zum Beispiel für die genaue Dokumentation eines Projekts – zu veröffentlichen, so muss dies anonym geschehen.

• Dauer der Datenspeicherung: Höchstwahrscheinlich wird in dem neuen Gesetz zur Arbeitszeiterfassung genau geregelt werden, wie lange die Daten aufzubewahren sind. Nach der jetzigen Gesetzeslage müssen die Daten zu den Überstunden für zwei Jahre aufbewahrt werden.

Zurzeit ist es noch unklar, wie genau die neue Regelung zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland aussehen wird. Da das Urteil des EuGH keine genaue Zeitvorgabe vorgesehen hat, wird es wohl noch eine Weile dauern, bis der deutsche Gesetzgeber diese neue Regelung umsetzt.

Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten sich jedoch schon jetzt mit dem Thema auseinandersetzen und nach einer geeigneten Lösung zur Arbeitszeiterfassung suchen.

Sobald das Gesetz zur Arbeitszeiterfassung in Kraft tritt, werden wir diesen Artikel dementsprechend anpassen.

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